Entenda tudo que é necessário sobre a folha de pagamento
Saiba aqui todas as obrigações e processos que envolvem a folha de pagamento de uma empresa mensalmente
Para uma empresa se manter bem organizada, é necessário se atentar a diversos fatores. A folha de pagamento é um desses pontos importantes na gestão dos negócios.
A folha salarial é um dos documentos mais importantes do departamento pessoal das empresas. Esse documento cumpre diversas finalidades para o empreendimento. Todo mês, a empresa precisa fazer os cálculos e o fechamento da folha dos pagamentos de cada funcionário, por isso é importante que os empresários e os gestores tenham domínio sobre o tema.
Diante desses fatores, que tornam a folha de pagamento de uma empresa tão importante e complexa, criamos este artigo com todas as informações de que sua empresa precisa sobre o tema.
Confira agora tudo que você, empresário, precisa saber sobre a folha de pagamento.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que espelha todas as informações sobre as atividades trabalhistas e seus respectivos salários e descontos, além de ser uma importante ferramenta de informações fiscais e contábeis.
Após a elaboração da folha salarial, é entregue o holerite, que é o recibo de pagamento de cada funcionário. Essas atividades são obrigatórias para toda empresa que emprega funcionários, porém os processos são complexos e requerem conhecimentos aprofundados. Diante disso, é comum que as empresas busquem auxílio contábil especializado em RH visando não cometerem erros e sofrerem penalidades.
A legislação, através da regulamentação da Previdência Social – Art. 225 Regulamento da Previdência Social – Decreto 3048/99, diz que todas as empresas devem por obrigação emitir a folha de pagamento mensalmente, com descrição da remuneração dos colaboradores.
O que é holerite?
O holerite nada mais é do que um documento em folha para o funcionário. Este documento dispõe de informações sobre os salários e os descontos do colaborador. Ou seja, o holerite é como um comprovante do salário que o funcionário recebeu. As informações que devem estar contidas no holerite são: a jornada de trabalho, adicionais noturnos, aviso prévio, plano de saúde e odontológico, FGTS, INSS, entre outros.
O que são proventos e descontos?
Proventos correspondem a salários, horas extras, adicionais, insalubridade, remuneração variável e periculosidade.
Já os descontos são correspondentes ao descontado pelo INSS, outros benefícios, contribuição sindical, além de faltas e demais descontos, dependendo do acordado entre empresa e empregado.
Quais são os descontos que incidem sob a folha de pagamento?
Confira abaixo os principais descontos e demais pagamentos que incidem sobre a folha de pagamento.
INSS – O desconto do INSS é obrigatório e serve para garantir ao trabalhador os benefícios da aposentadoria.
FGTS – O Fundo de Garantia também é um desconto obrigatório. Ele corresponde a 8% da remuneração, e sua função é garantir ao colaborador o direito a amparo em casos de demissões, doenças e até mesmo para dar entrada a casas e apartamentos,
13º salário – O 13º salário corresponde a um salário extra que o trabalhador recebe em duas parcelas, apesar de a primeira parcela poder ser paga antes, geralmente o funcionário recebe ao final do ano.
IRRF – O desconto imposto de renda retido na fonte é destinado ao governo, o funcionário deve fazer a declaração ao governo dependendo do valor do seu salário.
VT – Vale-transporte – é o benefício que os colaboradores que precisam se locomover até o local de trabalho recebem. O contratante pode descontar até 6% do salário-base para conceder o VT ao colaborador.
VA e o VR – Vale-alimentação e vale-refeição são benefícios que podem ou não ser descontados na folha de pagamento.
Faltas e atrasos – Todos os tipos de faltas não justificadas e atrasos podem ser descontados na folha de pagamento do colaborador.
Contribuição Sindical – Esse desconto é destinado a sindicatos que garantem os direitos dos trabalhadores. Esse desconto pode ou não ser obrigatório, dependendo da filiação do colaborador ao sindicato.
Sobre as férias, como funciona a folha de pagamento?
Quando o colaborador vai tirar férias, ele recebe uma parte de seu salário de forma adiantada. Já nesse adiantamento são descontados o INSS, o IR, entre outros. Esses valores são registrados na folha salarial para fins de ajustes salariais no período de férias.
Como é a elaboração da folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que tem como objetivo reunir as informações sobre valores de remuneração, descontos e impostos da relação de trabalho entre colaborador e empresa. Saber como elaborá-la é de extrema importância, tanto para a empresa quanto para seus funcionários.
É obrigatório conter os seguintes dados:
- Nome do funcionário, autônomo, segurado, empresário;
- Função;
- Cargo;
- Serviços prestados;
- Parcelas integrantes e não integrantes da remuneração;
- Benefícios como, por exemplo, o salário-maternidade;
- Descontos;
- Número de quotas de salário-família trabalhador.
A elaboração da folha de pagamento deve seguir as necessidades da empresa. Para elaborar a folha salarial, a empresa deve se atentar a informações como:
- Valor do salário de contratação do funcionário;
- Descontos de encargos sociais;
- Frequência de faltas, atrasos e afastamentos;
- Forma e data de pagamento, entre outros fatores relacionados a valores de cada colaborador.
Garanta uma gestão eficaz da sua folha de pagamento
A importância de se ter um controle preciso sobre a folha de pagamento é extrema. Porém, como visto, envolve diversos fatores e não é uma tarefa fácil.
Além disso, o empresário precisa conciliar essa com diversas outras variáveis de uma empresa. Como agir para garantir segurança e eficácia com os processos da folha salarial em sua empresa?
A resposta é simples, a terceirização!
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Todo empresário deve ter em mente que a folha de pagamento é obrigatória para a empresa, afinal se trata de um importante documento para fins de fiscalização. Isso ratifica a necessidade de gestão correta desse documento.
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